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★　通常の資料請求

通常の資料請求の場合、相手もビジネスですから、請求に応じて資料を提供するのはある意味では当然と言えますから、こちらから理由を説明するまでもなく、したがって、上のSTEP THREEは省略されます。

例えば、ネットでうろうろしているうちに、強風にも耐える「防風傘」を見かけたとして、値段と日本までの送料を知りたいとしましょう。そこで問い合わせるとして、上の構成法に即して文面を考えると、こうなります。

I am writing to request information about the windproof umbrella offered on your website. Specifically, I would like to know the price of this product, including shipping and handling costs to Japan. Thank you.（御社のウェブサイトに掲載されている防風傘につき資料をお願いしたく、連絡をさしあげました。具体的には、日本までの送料を含めての、価格を教えてくださればと思っています。どうぞよろしく）

「STEP TWO: 依頼事項を伝える」に即したセンテンスの頭に入っているSpecificallyとカンマから成るセットは、「具体的には」と切り出すときの決まり文句で、文章のつながり具合もよくなりますし、便利です。次にthe price of the productの部分ですが、特定の価格で相手もそうとわかっていますから、必ず定冠詞を入れます。カンマを打ってからincludingとなっている部分は, which includesを短くしたものです。この点は、前回説明したとおりです。また、shipping and handlingは「送料」のことで、「どこどこまでの送料」と言いたいときは、ご覧のとおり前置詞toを使います。

もし、jpegまたはgifなどの画像も入れて欲しい場合は、Could you please include some visuals of the product.と言いますが、ここまで来ると、客として当然の要求とは言えず、相手の親切にたよる部分が大きいので、「もしお手数でなければ」程度のことは付け加えるべきです。したがって、If it is not too much trouble for youを使い、If it is not too much trouble for you, could you please include some visuals of the product?とします。

（なお、後段のCould you please include some visuals of the product.の部分は、本来は命令文であって、疑問文ではありませんから、疑問符はつけません。しかし、実際は、感じがやわらかくなることから、疑問符をつけるのが普通です。）

さきほどのメッセージと合体させると、こうなります。

I am writing to request information about the windproof umbrella offered on your website. Specifically, I would like to know the price of this product, including shipping and handling to Japan. If it is not too much trouble for you, could you please include some visuals of the product? Thank you.

★　社内での頼みごと

同僚または、他の部門の人にEメールで何かを依頼する場合の流れも以下の３ステップで、しかも、ここでは、STEP THREEが不可欠です。

STEP ONE: どういう用件なのかを予めざっと伝える
STEP TWO: 依頼事項を伝える　
STEP THREE: 背景ないし理由を説明する

ジェーンという経理の人に、先方から来ている２件の請求書について処理を急いでほしいと伝えたいとします。文面はこんな感じになります。

Jane,

I am writing about two invoices submitted by XYZ Inc. We need to pay these invoices by the end of this month. This is because we agreed to bring forward the payment date pursuant to an amendment to the original agreement with them. Can you give me a confirmation? Thank you.

（XYZ社からの請求書２通について連絡させていただきます。この２通については、今月末に支払うことを要します。先方との原契約に対する修正により、支払期日の前倒しに合意したためです。この件、確認していただけますか？どうぞよろしく。）

前項の社外からの資料請求も同じですが、社内での頼みごとも、まずは依頼事項から入ります。そして必要に応じて理由をつけるとすれば、依頼のあとに来ます。日本語の場合は、「既にご承知かと思いますが」などと背景やら事情を並べてから、「さて」と受けて、依頼したいことを書きますので、基本的に構成が違っています。

英語の場合は、まずはリクエスト、そのあとに理由です。きわめて重要なルールですので、英文メッセージを仕事上書く必要のあるかたは是非とも頭に入れておく価値があります。

★　依頼の決まり文句

依頼するときの決まり文句は以下のとおりですが、わかりやすくするために、上の文言を（　）内に入れてみました。実際にはその部分にご自分のニーズに合わせた事柄を入れればすぐ使えます。

Could you please (pay these invoices by the end of this month)?

If possible, could you please (pay these invoices by the end of this month)?　→　if possibleが入っている分、やや控えめな感じがします。

We need to (pay these invoices by the end of this month).

If possible, we need to (pay these invoices by the end of this month).

背景や理由を説明するときの決まり文句としては、This is because以外には、次のものをよく見ます。

The reason is that (we agreed to bring forward the payment date pursuant to an amendment to the original agreement with them).

We have to do this because (we agreed to bring forward the payment date pursuant to an amendment to the original agreement with them).

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