2005年7月27日
E mail: 知らせるメール
知らせるメールの基本的な流れは次のようになります。
STEP ONE: 何の話かを明らかにする → この出だしの部分の決まり文句は、This is to inform you that...またはThis is to let you know that...ですが、もっとパーソナルタッチを出したいなら、I am writing to inform you that...となり、逆に無機質な事務連絡的なものでいいなら、Please be advised that...が使われます。
STEP TWO: 知らせたい事項を伝える → 会議の開催日時その他具体的な通知内容を盛り込みます。
STEP THREE: 必要に応じて、なぜ知らせたいのかを明らかにする → 何のための会議なのか、なぜ通知を出したのかがわかる部分です。当然、書くまでもないケースもありえます。
★ 会議の開催を知らせる
ご承知のとおり、ターザンがジェーンに好きだよと伝える場合、日本語なら目的語が先に来て、そのあとに動詞で「ジェーンが好きだよ」となるのに、英語では、動詞、目的語と並び、Tarzan like Jane.となります。こういった語順の違いと同じで、何かを知らせる書面も、日本語だと、「何々が何月何日の何時からありますので」 → 「お知らせします」となりますが、英語だと以下で見るとおり、まずは「お知らせします」 → 「知らせたいことは、こういうことです」という順番になります。
例えば、社内を禁煙にするという提案があり、それについて会議を開きたいという場合であれば、以下のような格好になります。
This is to inform you that a special meeting to discuss the proposed non-smoking policy has been scheduled for Thursday, July 27, at 3:00 pm, Conference Room B. Francis Drake, COO, will join us. Come prepared to discuss ways to protect the rights of smokers and non-smokers alike. You should feel free to bring any concerns to management's attention.
（社内を禁煙とする提案を検討するための臨時会議を開きますのでお知らせします。会議は、７月27日（木）の午後３時からB会議室で行います。COOのフランシス・ドレイクも出席します。喫煙者と非喫煙者双方の権利を等しく守るにはどうしたらいいかを考えておいてください。また、懸念のある点は遠慮なく経営陣に伝えていただければと存じます。）
読み手は、This is to inform you thatの部分を見て、「ああ何かの知らせだ」とわかり、続く会議の開催日時を見て、「ああそうか」と納得します。そして、最後の部分を読んで、何のための会議かがわかりますから、会議に臨むに当たり、どう準備しておけばいいのかにつき見当がつきます。
なお社内メモのように、おおぜいの人に同一内容のメッセージを流すような場合は、I am writing to...はまず使いません。This is to inform you that...か、それより無機質な感じがするPlease be advised...が一般的です。
★ 最後の部分のバリエーション
最後の「STEP THREE: 必要に応じて、なぜ知らせたいのかを明らかにする」を担う部分は、もっとあっさりと、Attached is the meeting agenda. If you have any questions, let me know.（議題を添付しました。ご不明の点があれば、連絡をください）で済ますこともできます。もっとインフォーマルな感じでもよければ、Could you read the attachment before the meeting?（添付資料を会議までに読んでおいてください）とすることもできます。
この部分でよく見るバリエーションとしては、相手の出席の可否を尋ねるものがあります。まず、「金曜までに出席の可否を確認してください」と言いたいなら、Please confirm by Friday that you can attend.になり、「スケジュール調整がつかないときは、別のミーティングを考えます」ということなら、If you have schedule conflicts, I'll arrange another meeting.になります。
★ 知らせるメールの応用編：未払い分の催促
相手に未払いがあるということで、ちょっと催促するようなメールは基本的に知らせるメールですから、上のSTEP ONEからSTEP THREEのとおりに書けます。
I am writing to inform you that your account is overdue. We find that there is an outstanding balance of USD120,000. It is 60 days past due. I would appreciate it if you could look into this and arrange for an early settlement.
（未払いがありますのでお知らせします。未払い残は12万ドルになり、お支払いの期日から60日が経過しています。事情をお調べの上、早めに清算していただければ幸いです。）
読み手はThis is to inform you that..のくだりを読んで「ああ、知らせだ」とわかり、次いで、未払い分のあることを知らされ、「早く払ってくれ」というくだりを読んで、わざわざ連絡してきた理由を改めて認識するというプロセスになります。
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おはようございます。
Eメールについての3記事を、社内で英語メールを書く必要のある人達に読んでもらいました。先生のご説明は明確で例文が多く、私が説明するよりもずっと皆さんに好評でした。ありがとうございます。
先生の記事を参考に、少しずつ自分でメールを書けるようになれば、翻訳者に頼らず業務をこなしていけるようになると思います。…そしたら、私（＝翻訳者）がこの会社にいる必要はなくなってしまうかもしれませんが…。
［返信］
おはようございます。記事が役立ってよかったことです。きょうの「ことわるメール」も便利だと思います。リクエストがあれば、おこたえしますので、何なりとどうぞ。とりあえず次回は、「おわびのメール」かなと考えています。
日向