2005年8月 4日
E-mail: あやまるメール
あやまるメールの基本的な流れは、やはり、これまで何度か紹介したメールの構成法と同じで、出だしの所を読んだだけで何の話かがわかるようにする → 何が起きたかを説明する → まとめる、という格好が一つの典型例です。
★ あやまるメールの構成法
ただ、具体的には、以下のとおり、各ステップでもう少し肉付けする必要があります。
STEP ONE: 手違いがありましたと告げる部分です。「残念ながら」という気持ちを表す部分でもあるので、出だしでよくみるのは、I am sorry to report that...またはI am sorry to report...というパターンです。
この他、The shipment of your order which was to be delivered August 4 has been delayed.（８月４日に納品予定だったご注文の品に遅れが出ています）と、具体的に書き出すケースもありえます。
STEP TWO: （１）どういった手違いがあったのかを具体的に説明し、（２）どうしてそういうことになったのか、そして（３）どう対処したのかを説明します。
STEP THREE: フォローアップする部分なので、お詫びし、かつ、再発防止のためにどんな手を打ったのかを説明します。再発防止を約束する部分では、Neverといった表現は使わない方が賢明だとされます。当たり前のことですが、絶対などということはあり得ないからです。
お詫びする部分で、日本語の（弁解の余地はございません、という意味での）「申し訳ありません」に相当するものはWe have no excuse for this happening.です。何であれ、全体をつうじて、お詫びの姿勢は明確にする必要があっても、やりすぎるとわざとらしく聞こえますし、何か不誠実な感じすらしますので、この種のものは最小限にとどめます。
再発防止に努めますというくだりでよく目にするのは、以下の言い方です。
We have changed procedures so this should not happen again.（こうしたことが起きないように手続を変更しました）
We have taken appropriate measures to prevent a further occurence of this.（こうしたことの再発を防ぐために然るべき措置を講じました）
★ あやまるメールを書いてみる
本社から頼まれた日本法人の定款の英訳を済ませて送信したところ、誤植があるのを発見したので、それを訂正して、あやまる必要が生じたとします。この場合のメールの構成と内容としては、こういったものが考えられます。
I am sorry to report an error in the translated Articles of Incorporation I sent you yesterday.
Please refer to page 2, line 3 of the translation. The phrase "principle place of business" that appears therein should be "principal place of business." This happened because I skipped reading the final translation myself due to time constraints, relying on the spellchecker alone. I have attached a file containing the revised translation.
Please accept my apologies for the probem. I'll see to it that this should not happen again.
訳文
遺憾ながら昨日送信した定款の訳文に誤りがありましたのでお知らせします。
訳文の２頁、３行目をご覧ください。この部分にあるprinciple place of businessは、principal place of business（主たる事業所）とあるべきものでした。時間の制約から自分で最終の訳文に目を通す作業を省き、スペルチェッカーに任せてしまったために生じたことです。訂正した訳文のファイルを添付しました。
この問題が生じましたこと、お詫び申しあげます。こうしたことが起きないように注意いたします。
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以前、個人的に外国人の方の仕事をお手伝いしていました。 途中で時給をあげて欲しいと頼むときも非常に切り出しにくかったのですが、仕事の負担が思ったよりもきつくなり始め、そろそろ辞めさせて欲しいと遠まわしに何度もメールで伝えたですが、なかなか、以心伝心と行かず、辞めるまで時間がかかった事があります。
また、これとは別にある翻訳をボランティアで長くお手伝いしていたのですが、何でも引き受けていたところ、相手に何でもやってもらえると思わせてしまったのか、精神的にもかなりきつくなり、友人に「○○人にはストレートに言った方がいいわよ。」とアドバイスをもらった事もあり、その状態で手紙を送ったところ、相手を怒らせてしまった事があります。
いずれの二人とも今も親しくしていますが、プライベートにしろ、ビジネスにしろ、英語（文章）で気持ちを伝えるのが難しいなと思った出来事でした。
それから、私事になりますが、今度ビジネスライティングを担当する事になりました。 日向先生のブログはとてもタイムリーで勉強になります。 講座が始まる前にbe208を暗記しようと思っていますが、これは『会社で使う英語スキルアップゼミ』の付属CDにすべて収められていますか?
［返信］
>に何でもやってもらえると思わせてしまったのか、精神的にもかなりきつくなり、友人に「○○人にはストレートに
>言った方がいいわよ。」とアドバイスをもらった事もあり、その状態で手紙を送ったところ、相手を怒らせてしまった
たしかにライティングの原則はストレートに本題にはいるということですが、重要な例外として、何かを断ったり、相手の意にそわない（であろう）ことを伝えるときは、Much as I should like to...といったマクラが多用されるわけで、相手も「ああ、なんかおもしろくないことを言うんだ」と心構えができますよね。しかし、こういうのは場数を踏み、あるいは痛い失敗をしないとなかなかピンと来ませんね。
>イムリーで勉強になります。 講座が始まる前にbe208を暗記しようと思っていますが、これは『会社で使う英語ス
>キルアップゼミ』の付属CDにすべて収められていますか?
はい、CDに208パターンすべての音声が入っています。暗記する場合のお勧めは、ソースネクストの特単です。正解は知っていても、インターフェースがよくできていて、結構打ち込んで、繰り返し、タイプしてしまいました。お姉さんの「どうしたの？」「いいじゃない？」といった励ましがうるさいんですが、これは消せます。
日向