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★　辞表のサンプル

辞表に必ず入っている要素は以下のとおり（１）何の職を辞するのかという点と、（２）何日をもって辞めるのかという２点です。

［サンプル１］

簡潔ですが、どんなときにも使える、正式なスタイルのものです。

［自分の氏名］
［住所］
［電話番号、メールアドレス］
　　　↑
この３要素から成る部分をセンタリングして、個人用のレターヘッドとします。

［提出する日の日付］
　　　↑
自分の氏名などが書いてある部分との間に３行ぐらい、次の受取人氏名などの部分との間にも３行ぐらい空白行が入る、そういった位置になります。真ん中と右端の間ぐらいの所に寄せた方が格好がつきます。

［受取人氏名］
［会社名］
［会社の住所］

Dear ［受取人氏名］:　←　このコロンをお忘れなく。あと、Dear誰々の形式で書くときは、相手のファースネームは入れず、ファミリーネームだけであることにご注意。相手がジョン・ドーなら、Dear Mr. John Doe: ではなく、Dear Mr. Doe: という形になります。

I hereby tender my resignation from ［会社名］, effective [辞職の効力発生日].
Sincerely,

［署名欄］

［自分の氏名と役職名をタイプ］

CC:［写しを回す相手の氏名］

［サンプル２］

辞めるという本文のバリエーションとしては、こういったものがあります。

Effective XX weeks from the date of this letter, I resign my position as ［役職名を入れる。社内の役職名は固有名詞扱いなのでMarketing Managerのようにキャピタライズします］

This is my resignation from ［会社名］, effective August 31, 2005.

I am tendering my resignation from ［会社名］. August 31, 2005 will be my last day of employment.

予め、「辞める、わかった」といったやりとりがあり、辞職が既定事実になっているときは、こういう書き方もできます。

This will confirm my resignation as ［役職名］ at the ［会社名］. My last day of work will be September 29, 2005.

［サンプル３］

辞表の文言としては、サンプル１程度で十分です。いちいち「一身上の都合により」などと書く必要はありません。ただ、円満退社であって、相手にもそのことを強調しておきたいときは、辞職するという文言の次に新たなパラグラフを設け、次のように書いたりします。

My experience with ［会社名］ has been very rewarding. In particular, I appreciate having had the opportunity to work for you, Mr./Ms. XX. I wish you and the company continued success.

または

I appreciate having had the opportunity of being with ［会社名］and offer my best wishes for you and the company.

★　辞表を受理する／拒絶するメモのサンプル

辞表を受理する側の基本的なメモの本文はこうなります。

I accept your resignation from your position as ［役職名］.

ちょっとだけパーソナルな感じを入れるなら、頭にwith regretを足して、こう言えば十分です。

With regret, I accept your resignation from your position as ［役職名］.

また、相手の転職先もわかっている円満退社のケースなら、こんなことを書き足せます。

I am sorry to see you go but realize your need to move on. Good luck and best wishes.または、I wish you continued success in your career.

逆に問題のあった社員なので、思いっきり冷たく突き放すスタンスで臨みたいなら、以下のような無機質な書き方ができます。

This will confirm acceptance of your letter of resignation dated August 20, 2005,

就業規則などで定める予告期間に満たないなどの理由で受理を拒むときの文言は以下のとおりです。

I received your letter of resignation dated August 20, 2005, but cannot accept it because the requirements set out in the Work Rules are not satisfied.

敢えてIを使わず、ひとごとみたいに書きたいなら、こう書けます。

Your resignation dated August 20, 2005, has been rejected as being not in accordance with the Employee Handbook.　［注記　Employee Handbookというのは、就業規則の代わりに就職時に手渡される従業員心得のような小冊子です］

不正などがあり、社内調査が進められているときに、懲戒解雇を免れるために辞職を急いでいるケースであれば、こう書けます。

Your resignation dated August 20, 2005, cannot be accepted pending the conclusion of the ongoing investigation.

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