2011年4月30日
英文ライティングの常識２
前回、クレームのメールなら、ごちゃごちゃと事実関係を書くのではなく、最初に、「こういうクレームがある」と大筋を打ち出してから、大筋に即した事実関係を書くべきだと指摘しました。
その一方で、何でも冒頭に言いたいこと持ってくればいいものでもなく、「こうすべし」と提言するようなケースでは、むしろ、あとに持って来た方がいいとBrillは説いています。
ビジネスライティングの本では大体が大事なこと、一番言いたいことはパラグラフの最初に持って来て、そのあとに肉付けせよと説きます。ですから、このセオリーに従って、報告書作成のスケジュールを決めるためのミーティングを持つべしというメモを書くなら、こうなります。
We need to set up a meeting to discuss a schedule for completing a report. Our on-site is finished. But we have...and Bob has been ill. These factors have delayed the preparation of the report.
しかし、予めどうしてそういうミーティングを持つべきかという理由となる事実関係を並べて行き、最後に「こうしたらどうだろう」と提言した方が流れとして自然で読みやすいというのが Brill の立場であり、その流儀で行けばこう書くことになります。
Now that our on-site work is complete, we need to prepare a report on this work. Unfortunately, Bob's illness and some unscheduled training classes have delayed this report. We should set up a meeting to discuss a schedule for finishing it. (Laura Brill. Business writing quick & easy. 2nd ed. Amacom, 1989. p. 9)
日本式はだいたいがこの方式のロジック展開で、それに対して、英語で書く場合はともかく結論が最初だと説くのが一般ですが、このように、場合によっては、結論を最後に持ってくる方式の方が効果的なこともありますから、杓子定規に何でも結論を最初に持ってくるだけが能ではないと言えます。